IMPORTATION VEHICULE CIVIO

OPERATION DE STOCKAGE DES VEHICULES

L’opération de transfert des véhicules après le « CIVIO à temps normal »

Il convient ici de procéder au transfert des véhicules conformes pour le stockage définitif :

Des véhicules neufs des concessionnaires après les travaux d’expertise contradictoire

Et de véhicule d’occasion et neufs importés par des non concessionnaires, non seulement après l’expertise contradictoire, mais aussi après le CIVIO et l’opération d’extraction.

Le service zone tampon  s’occupent la sécurité de transfert des véhicules après le CIVIO normal et les mettre en stockages définitif.

ATTRIBUTIONS :

-passation des clés fait par service expertise, service zone tampon, conducteur 

- ouverture de la zone tampon et contrôle accès de la zone tampon 

- vérification de la fiche de suivi de transfert par les conducteurs et les services zone tampon

Le magasinier doit vérifier l’établissement de la fiche de contrôle des accessoires des véhicules

Si conforme, le véhicule doit être transfert directement au parc de stockage définitif.

Si non conforme, le magasinier, le service zone tampon et service gestion numérique doivent constater le traitement de la non-conformité.

A l’entrée au parc de stockage  ceci doit être fait :

Enregistrement de sortie des véhicules de la zone tampon

Contrôle accès au parc de stockage définitif

Enregistrement des entrées des véhicules au parc des stockages définitifs

Le magasinier devra expertiser l’établissement de la fiche de contrôle des accessoires des véhicules au parc de stockage 

Si conforme, les véhicules doivent être placés en attente d’enlèvement

Si non conforme le conducteur, les services gestions numériques et le service gestion de parc de stockage et d’enlèvement doivent déclarées les traitements de la non-conformité. 

2/L’opération « CIVIO décalée » à la zone tampon

Le CIVIO décalée est une opération officielle assurée par la Gasy Net sur les véhicules.  Service zone tampon assure la sécurité de la réalisation « CIVIO décalée » et vérifier la liste de véhicule non conforme constatés au débarquement.

ATTRIBUTIONS :

Réception de la demande de la Gasy Net 

Préparation d’une zone d’opération CIVIO

Récupérations des clés

Vérification de la fiche et suivi de transfert

Contrôle des accès 

Transfert des véhicules de la zone tampon vers d’opération

Le service zone tampon doit encore passer une vérification

Si conforme, il gère et contrôle d’exécution d’opération CIVIO décalée, puis établir la fiche de contrôle des accessoires des véhicules à la zone tampon, et transférer les véhicules pour la mise en stockage définitif.

Si non conforme, le service zone tampon doit constater la non-conformité puis établir la fiche des accessoires des véhicules à la zone tampon , transférer les véhicules à la zone d’opération, gérer et contrôle exécution de l’opération CIVIO décalée, procéder après l’opération de transfert pour stockage définitif, enfin déclencher après la procédure de traitement non-conformité. 

3/Opération d’extraction à la zone tampon

Le service zone tampon a pour mission de sécurisé la réalisation de l’opération d’extraction et vérification de la liste des véhicules non conformes. On appel l’opération d’extraction ce de déchargement d’un véhicule à l’intérieur d’un autre véhicule. Pour cela, le service zone tampon doit recevoir la demande d’extraction du transitaire, dûment visée par la douane, ensuite la préparation et création de la zone d’opération extraction ; il doit aussi récupérer des clés auprès du service expertise, sans oublier la vérification de la fiche suivie de transfert (FST) et de la liste des véhicules non conformes.

OPERATIONS DE VISITE DES DOUANES

Le service de gestion de stockage définitif et d’enlèvement (SSE) est à la charge de sécurisé l’opération de visite des douanes.

ATTRIBUTIONS :

Réception de la liste des véhicules émanent de la douane 

Vérification de la fiche de contrôle des accessoires des véhicules au parc de stockage définitif et de la fiche de suivi de transfert fait par le service de gestion de stockage définitif et d’enlèvement (SSE), et conducteur.

Si conforme le véhicule doit être transfère au parc de visite suivi de contrôle des accès fait par service contrôle accès (SCA), puis assister la visite des douanes par (SSE) et après réintègre le véhicule par (SSE) et conducteur.

Si non conforme, le service de gestion de stockage définitif et d’enlèvement (SSE) doit constater la « non-conformité », puis établir une fiche de contrôle d’accessoire des véhicules(FSAVDV), ensuite procéder au transfert de véhicule, assister la visite et réintégrer le véhicule, enfin déclencher après la procédure de traitement de non-conformité.  

La réception du véhicule pour stockage définitif au parc 

(Après le CIVIO à temps normale ou décalé, l’opération d’extraction et la visite des douanes). Ceci est à la charge de service de gestion de stockage définitif et l’enlèvement, il a pour mission de recevoir des véhicules pour mise en stockage définitif.

ATTRIBUTIONS :

Contrôle accès au parc fait par service contrôle accès

Vérification de la fiche suivie de transfert(FST) et de la fiche de contrôle des accessoires de véhicules à la zone tampon(FCAVT)

Si conforme, établissement fiche de contrôle des accessoires des véhicules des stockages définitif (FCAV SD) et procède au stockage définitif et à la gestion des clés

Si non conforme, constater la « non-conformité », établissement FCAV SD, procéder au stockage définitif et à la gestion des clés, et poursuivre la procédure de traitement de non-conformité.

La gestion des stockages au parc  et l’enlèvement de véhicules

La gestion de stockage des véhicules au parc  est assurée par un chef de service, qui doit disposer des personnels qualifiés nécessaires, pouvant assure ainsi les fonctions d’un bon agent commercial, de chef magasinier, d’opération d’enlèvement, de gestionnaire des clés ayant de forte capacité organisationnel ;

Cette gestion de stockage doit être informatisée conformément à l’organisation, aux règles et procédure s relatives à la gestion du par cet à son fonctionnement en général (entrée, sortie, réintégration, stock à jour), et peut être consultée à temps réel ; une forte collaboration avec le service de gestion numérique est très exigée ;

L’accès au parc pour l’enlèvement d’un véhicule doit être règlementé, conformément à l’organisation de la sécurité et à la procédure d’enlèvement ou de mis en stock ;

Une situation périodique ou ponctuelle devrait être transmise au chef hiérarchique ou à l’administration des douanes, selon les règles en vigueur.

PROCEDURE D’ENLEVEMENT DES VEHICULES 

Véhicule en attente d’enlèvement

Le véhicule devrait placer en attente d’enlèvement après avoir passé aux vérifications nécessaire avec la constatation de la conformité.

Pour l’enlèvement, le transitaire doit remplir la fiche de dépôt de dossier d’enlèvement puis le déposer au bureau d’enlèvement :

BS Douane 

Facture original 1 et copie 2 

Connaissement original 1 et copie 2

Bon d’enlèvement original 1et copie 2 

Réception du dossier du transitaire avec autorisation de la douane

Le chef Magasinier du bureau d’enlèvement devrait recevoir le dossier du Transitaire et vérifie la conformité du dossier.

Si conforme, le chef du bureau d’enlèvement enregistre le dossier dans le « registre d’enlèvement » et transmet au bureau de la gestion des clés : 

La facture originale

Le connaissement original 

Bon d’enlèvement original

Si non conforme, le chef du bureau d’enlèvement renvoie immédiatement ces dossiers au transitaire.

Le chef du bureau gestion clés vérifie la facture originale, le connaissement original, le bon d’enlèvement original, et PC original ; Ensuite il recherche l’emplacement du véhicule et remet au magasinier avec les clés du véhicule en présence de tous ses dossiers puis enregistre la remise des clés dans le « registre de suivi des clés ».

Acheminement du véhicule du parc de stockage vers la zone d’enlèvement

Le conducteur dépose au bureau d’enlèvement : la facture originale, le connaissement original, bon d’enlèvement original; ensuite il achemine le véhicule du parc de stockage vers la zone d’enlèvement en compagnie d’un magasinier, verrouille le véhicule et remet les clés au bureau d’enlèvement ; le chef ou magasinier des chantiers parcs enregistre la sortie du véhicule du parc de stockage. Le chef ou magasinier du bureau enlèvement et agent de la douane contrôle le véhicule : numéro immatriculation et châssis. Le chef ou agent du bureau contre-expertise relève auprès du bureau gestion des clés, le numéro de châssis du véhicule. Il fait éditer la fiche contrôle des accessoires des véhicules officiels  du véhicule et effectue la contre-expertise du véhicule en présence du transitaire.

Signature du ‘’bon enlèvement’’ 

Si avec réserve, le transitaire signe le bon d’enlèvement original1 et copie2  avec mention « sans réserve, conforme au débarquement ou de potage »et le chef ou agent du bureau contre-expertise vise le bon enlèvement orginal1 et copie  2 ; ce dernier transmet la fiche contrôle des accessoires des véhicules officielle  au service gestion numérique.

Ensuite le chef ou magasinier du bureau enlèvement signe le bon d’enlèvement à son tour et mentionne au verso du connaissement original :

Nombre des véhicules enlevés

Marque 

Numéro châssis 

Date d’enlèvement et sa signature 

Après il remet au transitaire la facture originale, connaissement originale, bon d’enlèvement originale. Puis il transmet au service gestion numérique pour enregistrement (saisie) des véhicules enlevé : 

Facture copie2 

Connaissement copie2

Bon d’enlèvement copie 2

C’est à l’heure que la propriétaire du véhicule aura l’autorisation de l’enlèvement de son véhicule. Sans réserver, le transitaire signe le bon d’enlèvement avec mention des anomalies observées et doit faire la lettre de réclamation qu’il transmettra au bureau du chef ou agent contre-expertise.  Le transitaire peut, après avoir déposé la lettre de réclamation en bonne et due forme, enlever le véhicule ou le faire retourner dans le parc de stockage 

Le chef ou agent du bureau contre-expertise approuvent les observations mentionne par la transitaire et transmis au bureau réclamation :

Facture copie2 

Connaissement copie2

Bon d’enlèvement copie2

Le chef du bureau réclamation saisit la commission de règlement immédiat au niveau de la direction des opérations portière  en vue d’une négociation à l’amiable.  La commission de règlement immédiat au niveau de la direction des opérations portières  avise le cadre commercial chargé des relations avec la clientèle. 

La CRIEX prend séance de la négociation ; 

Si la négociation est ok, le PV de négociation doit être signé par le transitaire et commission de règlement immédiat au niveau de la direction générale 

Le transitaire et la CRID sont à la charge du traitement à l’amiable.

Si la négociation est en désaccord, la commission de règlement immédiat au niveau de la direction générale  saisit le chargé des affaires juridiques et générales.